Цель данной статьи поделиться лайфхаками с начинающими и не очень спортсменами и организаторами, которым приходится и выживать и выдавать видимый результат в нашей непростой реальности. Название бренда оставляю намеренно, чтобы показать всю сложность ситуации, в которой мне довелось оказаться. Те, кто, когда-либо работал со спонсорами, знают, что чем по большим параметрам совпадает специфика бренда и специфика мероприятия, тем успешнее будет ваше сотрудничество.

Оказавшись в нетривиальной для себя роли – организатора гонки, представителя участников спортивного мероприятия и одновременно представителя спонсора, хочу поделиться советами, как избежать ошибок и выдать видимый результат в нашей непростой реальности.

Первые трудности возникли ещё на этапе поиска спонсоров - на мои письма с предложением о поддержке не пришло ни одного ответа.

Все по порядку.

Очень давно, никто уже не помнит когда, но у «Ладоги» были замечательные времена, и назывались они годы с «Золотой бочкой». Я тогда не работала, но одно могу сказать, деньги, вложенные брендом в наше мероприятие, отработали с лихвой. Прошло уже больше десяти лет, а фотографии с тех соревнований и с теми логотипами до сих пор всплывают в интернете: это фанаты гонки по одному лишь своему желанию делают перепосты фотографий тех лет. Значит, работает, черт возьми, сказала себе я, и разослала по всем пивным компаниям свое, как мне казалось супер предложение.
Как я и предполагала, на мои письма не ответил никто. Никто, это значит совсем никто. Я обзвонила все компании и отправила письма еще раз. Сдаваться на этой стадии было глупо. Не сделав ничего, уходить сразу в астрал, как это делают многие, я не собиралась.

Совет №1. Будьте готовы к тому, что ваша презентация не пройдет первый фильтр до заветного адресата. У 90% корпоративных e-mail действует ограничение по объему почты. В «проходимости» можно быть уверенным лишь в файлах формата Word. Не стоит отправлять презентацию на ящик info, лучше найти возможность прислать её на личную почту одного из сотрудников или представить при встрече, если она состоится.

В тот момент я не знала о таких тонкостях. Но, не было таких крепостей, которых мы не брали, и я решила двигаться дальше. Вот тут как раз и началась реальная работа. Я изучала материал по искусству презентаций, проделала работу над ошибками и разослала всем компаниям из списка мечты ёмкое и чёткое предложение.

Совет №2. Будьте кратким по всем фронтам: экономика проекта, рекламные возможности и пост-пиар. Ваша презентация – главная заявка для партнеров. И уложиться вы должны в 5 страниц, это максимум. «Новичку» везло, моя заявка увенчалась успехом.

Получив ответ от двух крупных пивных компаний, я прыгала от счастья. Начались многодневные переговоры о том, какой они получат результат. Так незаметно пролетели 2 месяца. И тут я получила письмо от третьей пивной компании. Будучи уверенной, что это результаты моего скрупулезного поиска партнеров, я была удивлена тем, что представитель компании сам выбрал мое мероприятие. Естественно, я полностью переключилась на него по простой причине – лучше сотрудничать с тем, кто заинтересован в тебе, нежели бесконечно убеждать, что твой проект интересный и «вкусный».

Мне предстояло партнерство с крупной московской пивной компанией, занимающей одно из первых мест на российском рынке. Я порхала от восторга по весеннему Питеру, прокручивая в голове предложение от бренд-менеджера Lapin Kulta. Как петербурженка, свои первые поездки заграницу я совершала в старую добрую Финляндию, ближайшего соседа моего любимого города. Lapin Kulta, как один из старейших популярных финских брендов, стал спутником ярких путешествий с друзьями (взять хотя бы нашу поездку на «Neste Rally Oil»). Короче, позитивный ассоциативный ряд был пойман, настрой отличный. И огромный плюс, что бренд не рядовой, а класса премиум, что является несомненным плюсом для мероприятия любого рода.
В ходе переговоров я столкнулась с новыми трудностями – с законами по рекламе пивных компаний. Дальше последовала бесконечная переписка с юридическим отделом по корректировке изначального предложения с учетом всех тонкостей законодательства.

Совет №3. До начала общения с компанией-спонсором ознакомьтесь с действующим законодательством в сфере деятельности вашего партнера. Предупрежден – вооружен. Вы сэкономите время и подготовите нужное предложение сразу с учётом юридических тонкостей.

Бренд менеджер LK была заинтересована в нашем мероприятии, вдохновившись идеей, совпадающей с идеей продвижения бренда – поиск приключений, поэтому помогала на всех этапах. Но недопонимания возникают в любом случае – представления о позиционировании бренда на мероприятии формата трофи у финских маркетологов были другие. Они видели свой бренд премиальным продуктом для успешных мужчин мира сего. Как сказать бренд-менеджеру, который никогда не был на трофи, что все не так красиво, как она себе рисует в своей голове. Как рассказать о том, это старт такой красивый и помпезный, и что дальше, в понимании обычного обывателя начинается треш. Трофи – это грязь, глухой лес, комары размером со слона, полевая кухня, жизнь в палатке, без ванны в номере, да и без самого номера. Всё не так красиво и глянцево, как может показаться, и объяснить это было довольно сложно.

По нашему договору стояло условие найти три экипажа для участия в командном зачете, но сделать это за месяц до гонки практически невозможно! Тем более, что мотивация для экипажа была не так велика - оплата стартового взноса. Для любого экипажа стартовый взнос на Ладогу размером 47 тыс, в среднем лишь десятая часть затрат на всю гонку. Дополнительно задача усложнялась условием организатора: экипаж должен быть не зарегистрирован и не оплачен.

Первым делом я вспомнила про ребят, планировавших зарегистрироваться в зачетную группу Grand-Tourism pro, и у которых что-то не срослось. Ребята дали согласие, первый экипаж был найден. Потом мне повезло привлечь экипаж из двух квадроциклов, Алексея Тузова и Максима Александрова – звёздную команду. Поиск третьего экипажа буксовал, но тут помогли хорошие гоночные знакомые, сосватав опытный питерский экипаж, частого участника трофи.
На этом этапе казалось, что самое главное сделано, и дальше все пойдет как по маслу. Но после предварительных договоренностей об участии в гонке мне не удавалось собрать команду для обсуждения плана. Главным опасением было несоответствие обещаний компании-партнеру и реальный результат на трассе.

Совет №4. Говорите правду и как можно подробнее рассказывайте о всех деталях. Нужно проговаривать каждую мелочь и фиксировать её письменно - иначе в условиях соревнований что-то непременно забудется, а грустно от этого будет всем. Прописывайте всё. Всё значит всё и со всем!!! Каждый участник должен знать свою зону ответственности, задачи и видеть это на бумаге.

Итак, мне предстояло провести 8 трудных дней, являясь связующим звеном между тремя самостоятельными группами: экипажами, организатором и представителем партнера.

В первый же день у одного из экипажей сломалась машина и отправилась чиниться в город. Реальным спасителем настроения было партнерское пиво, ведь команда выбыла из гонки на целых 4 дня! Зато журналистам портала «Яплакалъ», которые ехали с ними, было о чем рассказать. К слову, репортаж журналиста Ильи и его жены Алены в первую же неделю собрала 111000 просмотров. В истории Ладоги это рекордная цифра, все-таки такой вид отдыха и спорта специфичен.

Публикация от Журналистов портала «ЯПлакал», Ильи и Алены Давыдовых:
http://www.yaplakal.com/spec/ladoga_trophy/

Первый день закончился не только сходом с гонки одного из наших экипажей, произошла ещё и перепалка с организаторами. Заранее мы проговорили и прописали в договоре, что в кафе на площадках соревнований будет продаваться только пиво Lapin Kulta. Каково же было удивление по приезду в лагерь, что, помимо кафе-палатки, в базовом лагере красовалась пивная палатка Noname, которая не имела отношения к партнеру соревнований. В итоге палатка осталась на месте, ответ был такой: договоренность с ней была еще зимой.

Совет №5. Не затягивайте с подписанием договора. С Lapin Kulta, мы сделали это за три недели до соревнований, что действительно поздно. Также соблюдайте максимальную чёткость формулировок: в нашем договоре было прописано, что мы не имеем права продавать другое пиво в палатке, но нигде не прописано, что нельзя продавать пиво в другой палатке. Оставалось только выпить валерьянки.

Дальше возникла следующая трудность: в холодильниках для еды было предусмотрено место, чтобы охлаждать пиво, но именно в этом году работники кафе, перестраховавшись, закупили побольше еды, и места не осталось. Охлаждали как могли, а в условиях гонки это было достаточно сложно сделать.

Еще один важный момент: мы анонсировали бесплатное пиво для членов команды и их друзей. Представитель компании рассчитал эту норму, как 24 банки на 2 дня. С учетом команды, состоящей из 12 здоровых взрослых мужчин, и того, что в планах было угощать им участников и гостей, цифру без разногласий увеличили до 72 банок в день. Но ребята решили, что категория «много пива» - это либо цистерна с краником, либо пивопровод на колесах. Поток за пивом не ослабевал. И здесь возникло недопонимание, а вывод такой: прописывать сколько полагается, кому и когда, в литрах на душу населения лагеря (возвращаемся к совету №4 – прописывайте каждую деталь и донесите эту информацию до каждого участника!).
В выходной день мы решили повеселиться и устроили гонки с женами наперевес (это такая традиционная финская забава), а за победу в гонке был супер-приз – столько литров для победителя, сколько весит его жена. Здесь все прошло «на ура» и доказательство этому – шикарное видео и фотоотчет.

Совет №6.Если все идет не так, как планировалось, не паникуйте, а ищите альтернативные способы отработки инвестированных в вас денег, предлагайте креативные варианты на смену тем, которые не состоялись.

Всегда используйте свою базу контактов по максимуму. Возможно, кого-то заинтересует, что вы можете предложить. Те опции, которые необходимо реализовать вашему спонсору в рамках договора, может быть интересно другим партнерам в качестве бартера.

Удачный пример - это наклейки для спонсоров. Мы никогда их не печатали, но в этот раз изменили позицию и договорились с надежными партнерами изготовить наклейки. Компания Solartek напечатала наклейки для LK бесплатно. Ни одна компания в городе не согласилась бы на печать в такие сроки, а объемы оклейки были глобальные. Здесь тоже были нюансы, перепутали цвет букв и количество наклеек. Это был мой косяк, я не проверила тиражи, но в том перманентном аврале хорошо, что мы вообще смогли все это реализовать.

Совет №7. Пишите себе планы. На все соревнование и на каждый день. Вычеркивайте сделанные пункты. Это помогает в авральном режиме, да в любом режиме это помогает.

Совет №8. Если вы участвуете в любом виде автоспорта и особенно в трофи: не обещайте вернуть рекламные носители партнерам. Во-первых, их можно забыть, во-вторых, их состояние не исправит стирка и даже химчистка. Поэтому озвучивайте компании-спонсору, что все материалы одноразовые, так будет спокойнее всем.

Писать можно бесконечно, честно: 8 дней были плодтворными. Насыщенными. Интересными.

Гонка закончилась. Сотрудничество с LK завершилось триумфально: ребята в категории ATV-open принесли золото, и это, конечно, сгладило большинство косяков, которые случились в процессе сотрудничества. Могу сказать только одно, никогда не опускайте руки, что бы с вами не происходило. Все к лучшему. И все есть опыт.


По материалам: http://russian-trophy.livejournal.com